Wallbox im Homeoffice: Was Arbeitgeber bei der Erstattung von Ladekosten beachten müssen

Der E-Dienstwagen hat sich in deutschen Fuhrparks etabliert. Doch wer ein Elektrofahrzeug fährt, lädt es meistens zu Hause – und bezahlt den Strom zunächst selbst. Für Arbeitgeber stellt sich damit die Frage: Wie erstattet man diese Kosten korrekt, steuerlich sauber und ohne großen Verwaltungsaufwand?

Die Ausgangssituation: Wer zahlt den Strom?

In den meisten Fällen läuft der Ladestrom über den privaten Stromvertrag des Mitarbeitenden. Der Arbeitgeber hat zwei grundsätzliche Möglichkeiten:

1. Sachbezug: Der Arbeitgeber stellt eine Wallbox und übernimmt den Strom direkt (z. B. über einen eigenen Stromvertrag oder eine Abrechnungsplattform). Technisch aufwendig, in der Praxis selten.
2. Auslagenersatz: Der Mitarbeitende zahlt den Strom selbst und erhält ihn vom Arbeitgeber erstattet. Das ist der häufigste Fall – und seit dem BMF-Schreiben 2025 klar geregelt.

Der Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG ist steuerfrei, wenn die Ladekosten ordnungsgemäß nachgewiesen werden. Genau hier liegt für viele Unternehmen die Herausforderung.

Was hat sich 2026 geändert?

Vor dem BMF-Schreiben vom 11. November 2025 galt eine vereinfachte Regelung mit Monatspauschalen: 15 Euro für Mitarbeitende ohne eigene Lademöglichkeit, 30 Euro für Mitarbeitende mit eigener Wallbox. Diese Pauschalen waren praktisch, aber ungenau – und benachteiligten Vielfahrer.

Ab 2026 gilt: Die tatsächlich geladene Energiemenge muss dokumentiert werden. Dafür gibt es einen Referenzstrompreis von 34 Cent pro kWh (für 2026), der jährlich angepasst wird. Alternativ kann der individuelle Haushaltsstrompreis des Mitarbeitenden genutzt werden.

Die Wallbox: Was ist erlaubt?

Das BMF verlangt eine kWh-genaue Erfassung. Das bedeutet in der Praxis:

• MID-konforme Wallbox: Wallboxen mit geeichtem Zähler (MID = Measuring Instruments Directive) erfassen die Lademenge direkt und rechtssicher. Modelle von go-eCharger, Easee, Keba, Webasto und anderen bieten das an.
• Externer Zähler: Wer eine ältere Wallbox hat, kann einen separaten geeichten Zähler nachrüsten lassen.
• Alternative km-Stand-Methode: Wer weder MID-Wallbox noch separaten Zähler hat, kann die Lademenge rechnerisch über den km-Stand und den WLTP-Verbrauch ermitteln. Ob das Finanzamt diese Methode im Einzelfall akzeptiert, sollte mit dem Steuerberater abgestimmt werden.

Schritt für Schritt: So läuft die Abrechnung

Monatlich

1. Mitarbeitender liest Zählerstand oder lädt CSV aus der Wallbox-App aus
2. Erstattungsbetrag wird berechnet (kWh × Strompreis)
3. Vorgesetzter gibt die Abrechnung frei
4. Betrag wird mit dem Gehalt überwiesen (als steuerfreier Auslagenersatz)
5. Dokumentation wird archiviert

Jährlich

1. Neuen BMF-Referenzstrompreis prüfen (wird jedes Jahr im Frühjahr veröffentlicht)
2. Dokumentation für die Lohnsteuerprüfung bereithalten (10 Jahre Aufbewahrungspflicht)

Häufige Fehler in der Praxis

Fehler 1: Keine Freigabe durch Vorgesetzte. Viele Unternehmen erstatten Ladekosten direkt ohne formellen Freigabeprozess. Bei einer Lohnsteuerprüfung kann das problematisch werden – fehlende Freigabe = fehlende Kontrolle = mögliche Nachforderung.

Fehler 2: Keine Aufbewahrung der Belege. Der Screenshot aus der Wallbox-App, der per WhatsApp an die Buchhaltung geschickt wurde, ist nach zwei Jahren niemand mehr auffindbar. Belege müssen systematisch archiviert werden.

Fehler 3: Monatspauschalen weiter nutzen. Wer die alten Monatspauschalen (15/30 Euro) nach dem 31.12.2025 weiter anwendet, handelt nicht mehr gesetzeskonform. Ab 2026 gilt die neue kWh-basierte Abrechnung.

Fehler 4: Einheitliche Lösung fehlt. In Unternehmen mit 10+ E-Fahrern gibt es oft 10 verschiedene Abrechnungsformate, Wallbox-Modelle und Prozesse. Das macht die Prüfung aufwendig und fehleranfällig.

Was eine gute Softwarelösung leisten sollte

Eine Software für die Heimladeabrechnung sollte:

• Die Wallbox-CSV-Exporte der gängigen Hersteller importieren können
• Alternativ die manuelle Eingabe von Zählerstand oder kWh-Menge ermöglichen
• Den Freigabeprozess durch den Vorgesetzten dokumentieren (mit Zeitstempel)
• Einen konfigurierbaren CSV-Export für die Lohnbuchhaltung bereitstellen
• Alle Daten DSGVO-konform in Deutschland speichern
• Einfach bedienbar sein – auch für Mitarbeitende ohne IT-Affinität