Heimladestrom in der Lohnabrechnung: Was HR und Buchhaltung wissen müssen

Die steuerrechtliche Grundlage für die Erstattung von Heimladestrom ist die eine Seite — die korrekte Abbildung in der Lohnabrechnung die andere. Viele HR-Abteilungen stehen vor der Frage: Wie kommen die Erstattungsbeträge von der Wallbox-App in die Gehaltsabrechnung, und was muss die Buchhaltung dafür bereithalten?

Steuerfreier Auslagenersatz vs. Arbeitgeberzuschuss

Bevor wir den Prozess beschreiben, eine wichtige Unterscheidung: Die Erstattung von tatsächlichen Heimladekosten gilt steuerrechtlich als Auslagenersatz — der Mitarbeitende hat Kosten für den Arbeitgeber vorgestreckt und bekommt diese zurück. Das unterscheidet sich von einem pauschalen Zuschuss, der unter Umständen anders behandelt werden muss.

Diese Einordnung ist relevant, weil Auslagenersatz bei korrektem Nachweis in der Regel steuerfrei bleibt und nicht als Arbeitslohn gilt. Der Nachweis der tatsächlich geladenen Kilowattstunden ist deshalb kein bürokratischer Selbstzweck, sondern die Voraussetzung für die steuerliche Behandlung.

Welche Lohnart wird verwendet?

In gängigen Lohnbuchhaltungssystemen — darunter DATEV Lohn und Gehalt, Lexware und andere — gibt es spezifische Lohnarten für steuerfreie Sachbezüge und Auslagenersatz. Welche Lohnart im konkreten Fall anzuwenden ist, hängt von der genauen Konstellation ab:

• →Art des Fahrzeugs: Ist es ein reines Elektrofahrzeug oder ein Hybridfahrzeug? Die steuerliche Behandlung kann je nach Fahrzeugtyp variieren.
• →Eigentumsverhältnis: Handelt es sich um einen Firmenwagen des Arbeitgebers oder ein privates Fahrzeug mit betrieblicher Nutzung?
• →Lohnbuchhaltungssystem: Verschiedene Systeme haben unterschiedliche Lohnarten-Bezeichnungen für denselben steuerlichen Sachverhalt.

Welche Unterlagen braucht die Buchhaltung?

Damit die Lohnbuchhaltung die Erstattung korrekt verarbeiten kann, benötigt sie typischerweise pro Mitarbeiter und Monat folgende Angaben:

• ✓Erstattungsbetrag: Den Betrag in Euro, der im jeweiligen Monat erstattet werden soll.
• ✓Nachweis-Basis: Die Anzahl der geladenen kWh und den angewendeten Strompreis — entweder als Dokument oder im Abrechnungsblatt.
• ✓Freigabe-Bestätigung: Nachweis, dass ein Vorgesetzter oder Berechtigter die Abrechnung geprüft und freigegeben hat.
• ✓Zeitraum: Den Abrechnungsmonat, damit die Zahlung der richtigen Gehaltsabrechnung zugeordnet werden kann.

Typische Herausforderungen in der Praxis

In Unternehmen, die die Heimladestrom-Erstattung manuell abwickeln, entstehen regelmäßig die gleichen Engpässe:

Der ideale Prozess von A bis Z

Ein schlanker, revisionssicherer Prozess für die monatliche Heimladestrom-Erstattung sieht in der Praxis so aus:

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   Einmalige Einrichtung

   Mitarbeitende hinterlegen ihren Haushaltsstrompreis und laden optional eine Beispiel-CSV ihrer Wallbox hoch, damit das System die Spalten automatisch zuordnet.

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   Monatliche Einreichung

   Am Monatsende exportieren Mitarbeitende die Ladevorgänge aus der Wallbox-App und reichen die CSV im System ein. Das System berechnet Betrag und kWh automatisch.

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   Vorgesetzten-Freigabe

   Der zuständige Vorgesetzte erhält eine E-Mail mit einem Freigabe-Link. Ein Klick genügt — keine App-Installation notwendig.

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   Übergabe an Lohnbuchhaltung

   Nach Freigabe exportiert das System eine strukturierte Liste aller Erstattungsbeträge für den Monat — bereit für den Import in DATEV oder ein anderes Lohnbuchhaltungssystem.

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   Auszahlung mit Gehaltsabrechnung

   Die Lohnbuchhaltung verarbeitet den Import und die Erstattung erscheint auf der nächsten Gehaltsabrechnung — steuerfrei ausgewiesen.

Was bei einer Betriebsprüfung relevant ist

Für den Fall einer Lohnsteuer-Außenprüfung sollten Unternehmen folgende Unterlagen dauerhaft verfügbar halten:

• Monatliche Abrechnungsbelege mit kWh-Nachweis je Mitarbeitendem
• Dokumentation des angewendeten Strompreises (inkl. Nachweis, z. B. Abschlagsrechnung)
• Nachweis der internen Freigabe (wer hat wann freigegeben)
• Zuordnung des Fahrzeugs (Überlassungsvertrag oder ähnliches)

Wie lange diese Unterlagen aufzubewahren sind, richtet sich nach den allgemeinen steuerlichen Aufbewahrungsfristen — in Deutschland in der Regel zehn Jahre für buchführungsrelevante Unterlagen.

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