Heimladestrom steuerfrei erstatten: Voraussetzungen für Arbeitgeber 2025/2026

Immer mehr Unternehmen statten Mitarbeitende mit Elektro-Dienstfahrzeugen aus. Wer das Fahrzeug auch zuhause lädt, verursacht Stromkosten — und fragt sich, ob und wie der Arbeitgeber diese steuerfrei erstatten kann. Die gesetzliche Grundlage ist § 3 Nr. 46 EStG, der Weg dahin hat aber einige Voraussetzungen.

Die gesetzliche Grundlage: § 3 Nr. 46 EStG

Nach § 3 Nr. 46 des Einkommensteuergesetzes sind vom Arbeitgeber gewährte Vorteile für das elektrische Aufladen eines Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugs beim Arbeitgeber oder an einer öffentlichen Ladeeinrichtung steuerfrei. Daneben regelt die Vorschrift auch die Möglichkeit, die tatsächlichen Kosten für das Laden zu Hause zu erstatten.

Voraussetzung für die Steuerfreiheit der Erstattung von Heimladekosten ist nach allgemeiner Auffassung, dass der Arbeitgeber die tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen Kosten übernimmt — also keine Pauschale ohne Nachweis zahlt, sondern den realen Stromverbrauch vergütet.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Damit eine steuerfreie Erstattung in Betracht kommt, sind nach derzeitigem Stand in der Regel folgende Punkte zu beachten:

• Dienstfahrzeug: Das geladene Fahrzeug muss ein vom Arbeitgeber überlassenes Elektro- oder Hybridelektrofahrzeug (Dienstwagen) oder ein privates Fahrzeug mit betrieblicher Nutzung sein.

• kWh-genauer Nachweis: Die geladene Strommenge muss nachweisbar sein. Das setzt eine Wallbox oder Ladeeinrichtung voraus, die die Ladevorgänge kWh-genau protokolliert und exportierbar macht.

• Abrechnung nach tatsächlichem Verbrauch: Erstattet werden die tatsächlich geladenen Kilowattstunden multipliziert mit dem individuellen Haushaltsstrompreis des Mitarbeitenden. Pauschalen ohne Nachweis sind in der Regel nicht als steuerfrei anzusehen.

• Arbeitgebernachweis: Der Arbeitgeber sollte die Abrechnungen dokumentieren und aufbewahren — sowohl die kWh-Nachweise der Wallbox als auch die verwendeten Strompreise.

Welcher Strompreis gilt für die Erstattung?

Für die Berechnung des Erstattungsbetrags wird in der Regel der individuelle Haushaltsstrompreis des Mitarbeitenden herangezogen — also der Preis, den der Mitarbeitende tatsächlich für seinen Haushaltsstrom bezahlt (Cent/kWh brutto, inkl. aller Nebenkosten und Steuern).

Dieser Preis kann je nach Tarif, Region und Anbieter erheblich variieren. Deshalb ist es üblich, dass Mitarbeitende ihren aktuellen Strompreis einmalig im System hinterlegen und bei Tarifwechsel aktualisieren.

Wie läuft der Prozess in der Praxis ab?

Ein typischer monatlicher Ablauf in Unternehmen, die die Erstattung bereits eingeführt haben, sieht so aus:

1. 1Mitarbeitende exportieren am Monatsende die Ladevorgänge aus der Wallbox-App als CSV-Datei.
2. 2Die CSV wird in das Abrechnungssystem hochgeladen, das automatisch kWh und Betrag berechnet.
3. 3Der Antrag wird digital an den Vorgesetzten zur Freigabe weitergeleitet.
4. 4Nach Freigabe erhält die Lohnbuchhaltung die Daten zur Verarbeitung im Folgemonat.
5. 5Die Erstattung erscheint auf der Gehaltsabrechnung — steuerfrei ausgewiesen.

Was die Erstattung nicht abdeckt

Wichtig zu wissen: Die steuerfreie Erstattung nach § 3 Nr. 46 EStG bezieht sich auf den Ladestrom für das Dienstfahrzeug. Sie umfasst nicht:

• Kosten für die Anschaffung oder Installation der Wallbox (hierfür gibt es andere steuerliche Regelungen)
• Stromkosten für private Fahrzeuge ohne betriebliche Nutzung
• Pauschalen ohne kWh-Nachweis (können steuerrechtlich anders bewertet werden)

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